総務必見！手書き申請からSmartHRを使ったら●●だった

みなさんこんにちは。

今回は、人事情報管理・労務手続きに時間がかかって面倒くさい！
と感じている方向けに、
「SmartHR（スマートエイチアール）」
というクラウドサービスについてまとめてみました。

人事情報管理・労務手続きって、
すっっっごい大変＆面倒くさいですよね。
経験ある方には、とても共感してもらえると思います。

たった数枚の書類なのに、
作成して提出するまでに結構時間がかかる。
社内で労務手続きの書類を
作成している会社さんもいれば、
社労士さんにお願いしている会社さん
もあるかと思います。

今回は、SmartHRを導入したこと
での効果をまとめてみました。
お仕事を効率化したい！と考えている方に、
参考になればと思います。

導入前の状況

わたしたちは、SmartHRを導入してから数か月経ちますが、
導入前までは、社内で労務未経験者が、
一人で書類を手書きで作成していました。
それも労務未経験者が、
過去に申請した書類を参考にしながらの作成です。

入社時に社内書類を記入してもらい、
それを元に書類に記入していく…
ルーズな人は書類をすぐに提出してくれなくて、
その回収にも時間がかかりイライラ…
社労士さんに相談したりしながら、
1枚の書類を完成させるのに数十分と時間をかけていました。

実は私もこの状況で、
労務手続きを行っていたうちの一人です。

“え、決められた情報を書けばいいんじゃないの？”
“紙に書き込むだけじゃん。何が大変なわけ？”

こんなことを思う方もいるかもしれません。

でもこれが大変なんです。
入社してくる人の雇用形態や条件によって、
書く内容が異なってくるからです。

申請書類は書き方が決まっています。
細かいルールを覚えたり、記入情報を集めたりで結構大変。
色んな書類をあさって、情報を集めて記入していました。

たった1枚の書類を書くのに、何でこんなに時間がかかるの…
何回も書いているのに、なんでいつもスムーズにいかないの…
質問があって提出先に電話をするけど、なかなか繋がらない！

と落胆したことを覚えています。

SmartHRの利用がスタート

SmartHRを導入するきっかけとなったのは、
「誰がやっても結果が同じで、時間がかかっている仕事をなくしていこう」
と改革が始まったのがきっかけでした。

導入前にSmartHRに一番興味をひかれたのは、
「ボタンを押すだけでカンタンに書類作成ができる」
ということです。

「え、あんなに悩んで時間がかかっていたことが、ボタン一つで解決するの？」
って思いました。

申込みから運用までの流れ

・導入までのサポート
→デモ画面でのお試し（約2週間）、チャットや電話によるサポートが受けられます。

・設定期間、時間
→企業の設定で様々だと思いますが、従業員50名の弊社は約2時間30分かかりました。

管理者IDで企業情報を登録さえ登録しておけば、あとは従業員情報を登録していくだけ。
慣れるまでに時間がかかるかもしれませんが、迷ったらサポートに聞けばOKです。

SmartHRの使い方

私たちのSmartHRの使い方をご紹介します。
普段はこんな流れで使っています。

①入社手続きの日に、本人に情報入力用のメールを送る
②本人が個人情報の入力
③登録の完了
④書類作成のフォーマットボタンを押す
⑤押印をして送付

導入前に比べると、
時間は約1時間の削減になりました

短縮された時間
・入社手続きの時間　45分→20分
・労務書類の書き方に迷う時間　0分
・書類作成にかかる時間　30分→5分

※気持ち面では、90％の負担減！

何が一番楽になったのか？

一番楽になったことは、
何も考えずに、カンタンに書類作成ができるようになったということです。

これは私の体験ですが、
・情報を調べる
・書き方に迷う
・誰かに書き方を相談する
・記入をする
この4つにたくさんの時間を使って、そして時間・労力無駄にしてきたと思っています。

それがSmartHRにしたことで、この4つの実行時間が0分になりました。
入社時に本人が入力した情報をもとに、フォーマットに自動で入力されて書類が完成。

自動入力された書類を目にしたとき、簡単すぎて感動したことを覚えています…！

今活用している機能

SmartHRには、色々な機能がついています。
申請書類を作成してくれるだけではありません。

サービス一覧はこちら
https://smarthr.jp/features/

今弊社が活用している機能はこれです。
・資格取得届
・資格喪失届
・タスク管理

今後はもっと様々な機能を使ってみたいと思っていますが、
まずは慣れることから始めようということで、上記3つに絞って活用しています。

これだけでも、担当者はだいぶ楽になりました。
電子申請の機能もついているので、加入保険組合によっては
より便利に使えると思います。

さいごに

労務手続きは、会社に属すことになると、必ず発生する手続きです。

社労士さんに書類作成を委託している会社さんも、
自社で書類作成をすることで、委託料のコスト削減が出来るかもしれません。

手続きに携わらない人には、この大変さが中々伝わりにくい。
ぜひ、あなたの会社の手続き担当者さんに感謝の言葉を伝えてみてください！

そして少しでも労務手続きの申請にかける時間が短縮されるように応援しています！

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