社内での「共有文具」の決め方

みなさん、こんにちは。
今回は「文具」の在庫管理についてお話しします。

今まで多くのお客様からいただいた声の中でとても多いのが、
・「社内の備品を統一したい
・「ムダな備品がたくさんあるけど、どれが必要か把握できない
というもの。

誰でも自由に買える状態だと、各自で必要な文具を購入します。
気づけば、多くの種類の大量の文具が…!

そんな問題を解決するカギが、
共有文具」です。

「共有文具」とは

「共有文具」とは、社内や部署内、チーム内でみんなが使う文具のこと。
1人1つ持たなくてもいい文具は、部署単位やチーム単位でみんなで共有して使おうという考えです。
(個人で購入したものは個人管理します。)

なぜ「共有文具」と「個人文具」に分ける必要があるのか

多くの会社で多いのは、デスク横のキャビネットに文具をそれぞれ保管している姿。
必要な時にすぐ取り出せるのは便利ですよね。でも、

その文具全部毎日使っていますか?

毎日使わない文具は、スペースを取っているだけ。
たくさん文具があると、探す時間も発生します。

「共有文具」と「個人文具」に分けることで、会社の必要とする文具量が見えてくるのです。

社内をスッキリさせるために必要なことは「必要最低限」

普段の買い物でもそうですが、「あったら使う」という考えで買ったものは、結局使っていないということありませんか?
(私は以前までそんな買い物が多く、ムダ使いばかりでした…)

会社の文具も同じです。
「とりあえず持っておく」、
そんな気持ちでボールペンなどを、引き出しにたくさん入れていませんか?

1人1人の持つ量が多いと、社内のスッキリ度は激減します。
必要最低限の量はどれくらいか、という視点を持ってみましょう。

共有文具の決め方

今使っている備品を洗い出してみよう!

共有文具㈪

まず、今ある文具を全て机の上に出してください
これは部署やチーム内で一斉に行うのがベスト。

文具も見えないところに置いてあると、どれだけ持っているか忘れてしまいがちです。
チーム内で、今持っている文具量を把握しましょう。

使っている頻度をチェック

共有文具㈫

次に、机の文具を使っている頻度ごとに分類しましょう

私たちは「常に使っているもの」と「一週間に一度しか使わない文具」に分けています。
意外とこの2択で文具を分けるのは簡単。

「常に使っているもの」は「個人文具」に分類されます。
私は、ジェットストリームとノート、スケジュール帳のみでした。

「一週間に一度しか使わない文具」をさらに分類しよう!

共有文具㈬

さらに、チーム内でみんなが共通で持っている文具を探します

ハサミ、ホッチキス、クリップ、穴あけパンチ、セロハンテープ…などなど!

みんなが使ってる文具は「共有文具」の分類に認定してあげましょう。

置き場所を決めよう

共有文具㈰

最後に、共有文具の置き場所を決めます。

キャビネットや机の引き出しは、無限に置かれてしまうのでNG。
せっかく決めた共有文具が、飽和状態になりかねません。

置き場所の決め方は、こちらの記事を是非チェックしてください。
オフィスのプロが伝える、使った文房具をもとに戻せる置き方!

共有文具㈭

 

まとめ

共有文具㈮

共有文具の決め方、なんとなく分かってもらえましたか?

「文具」には種類があります。
仕事をしやすい環境作りには、細かなことですが文具を変えていくことも重要です。

たかが「在庫管理」「整理整頓」と思う方もいるかもしれません。
しかし、この取り組みはチーム力を育てることにもつながります
(なぜ?と思った方は、オフィス見学にお越しください!)

さあ、さっそく目の前のキャビネットから整理してみましょう!

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この記事を書いたひと

なべちゃん

ハックチームの天然ルーキー。 アスクル商品やサービスについての記事を中心に オフィスグッズのちょっと便利をお届けします!