電子契約書でペーパーレス化に取り組む

こんにちは。
在宅勤務やリモートでのお仕事が増えてきている中で、書類を電子化してペーパーレス化されている会社も増えているかと思います。

その中で先日お伺いしたお客様からも「紙の契約書って管理するのに場所や探す時間も取られるんですよね。契約書の電子化を考えています。」と声を頂きました。

今回は契約書の電子化について、私たちの使用例も踏まえてお伝えしていきます。

契約書の電子化とは

そもそも契約書の電子化とは・・・
契約書のデータをインターネット上で契約・締結し、企業のサーバーやクラウドで管理をすること

お客様から「電子契約書は法律上締結しても大丈夫なのでしょうか。」とご質問を頂くことがあります。

電子契約書の場合は代表印に代わる電子署名や同意を頂く記録などと共に電子ファイルに書き込むため、問題なく締結ができます。

また、電子契約書で締結可能な書類と締結できない書類があります。

締結可能な書類については以下の画像にてまとめています。
実際にクラウドサインで締結されている書類の一例になります。

電子ではなく、紙での締結が義務付けされている書類については以下のような書類になります。
・定期借地契約（借地借家法22条）
・定期建物賃貸借契約（借地借家法38条1項）
・投資信託契約の約款（投資信託及び投資法人に関する法律5条）
・訪問販売、電話勧誘販売、連鎖販売、特定継続的役務提供、業務提供誘引販売取引における書面交付義務（特定商品取引法4条etc）

電子契約書を利用する際には電子契約したい書類が対応可能かどうか顧問弁護士にも相談した方がよいですね。

 

クラウドサインを実際に使ってみてどうか

弊社では「クラウドサイン」というサービスを使っていて、
お客様との契約書を締結する際に利用しています。

https://www.cloudsign.jp/

【メリット】
①1枚の契約書作成に充てる時間の削減
これまでは書類を印刷、製本、切手を貼る、押印、郵送準備と工数がかかっていました。
それがクラウドサインに変えてからはネット上で、データを添付して宛先を設定して送付するだけになった。
時間に換算すると１つの契約書あたり30分→10分になりました。

②コストの削減
これまでは収入印紙4,000円、切手代が420円の合計4,400円ほどかかっていましたが、
クラウドサインに変えてからは0円（無料）です！

弊社は月に2，3社ほど契約書を締結することもあるため、印紙代だけでも1万円前後の削減ができています。

③探す時間の削減
クラウド上で検索ができるため、わざわざ書類が保管されているところに取りに行って、探して、、という時間が無くなります。

クラウドサインではタイトルやメールアドレス、契約書名、締結の日付で検索ができるため、すぐ検索や確認できます。

【デメリット】

①コストが毎月かかる
私たちが利用しているクラウドサインには毎月+送信件数の費用が発生します。
費用が一番低いプランでは月10,000円+1件送信あたり200円の費用がかかります。

もし、月に1件2件程度の契約だと費用対効果が良くないかもしれないですね。

②企業間の同意が必要
「紙でないと締結が難しいです。」というお客様もいらっしゃいます。
その時は紙の契約書で締結する必要があります。

文栄堂ではお客様に締結案内メールを送る際に以下のルールを決めています。
・代表印を押せる方のアドレス宛てに送信
・お客様側で代表印決済が降りた場合のみ担当者宛てに送信

まとめ

私たちでは紙の契約書から電子契約書のペーパーレス化によって、
書類の作成や探す時間の削減に繋がり、他の生産性の高い仕事に時間を使えています！

働き方が変わりつつあるこの時期に何かお役に立つ情報になれば幸いです。

オフィスや働き方で課題や困っていることなどあれば
山崎文栄堂までお気軽にご連絡ください。
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