都度発生する経費どうしてる？現金のやり取りがなくなる仮払金制度とは？

こんにちは。いとちゃんです。
実は私、2年ほど経理経験があります。
自分の経理経験から、役に立ちそうな情報や仕組みをお伝えしていきたいと思います。

 

今回は経理の方がなるべく行いたくないのが現金のやりとりについて。

営業などが交通費や買い出しに使った費用を、
領収書やレシートをもらって、現金で渡しているという話も聞くことがあります。
現金の入出金を管理したり、その都度行うのは手間がかかりますよね。
営業側も都度申請するのが面倒だから、「少額のものは自腹で払っちゃえ」と思ってしまう方もいるんじゃないでしょーか？

今回は、都度発生する経費の支払いのやり取りが手間に感じている方にお勧めな記事内容です。
特に何かシステムを入れるよいうことはありません。

仮払金とは

取り敢えず支払いを行なった場合に適用する勘定科目です。例としては、外出先で購入した備品や、修理費用、
交通費などが含まれます。

パスモやスイカにチャージした交通費も対象です。

 

経費申請の流れ

月に２回（５日と２０日締め）、事業部単位で期間内に使用した領収書やレシートを回収します。
回収したものは、Ａ４用紙に貼り、内容はエクセルに打ち込みます。
この時、内容や勘定科目を営業が入れます。
（少し時間がかかるので、基本的に入社歴の短い社員が準備します）

社内ワークフローで申請します。
ＥｘｃｅｌとＰＤＦを確認。勘定科目が違うと差し戻されます。
（差し戻す際に理由が書かれているので、社員はどういう科目が該当するか分かってくるので、
ミスは減ります。

 

申請が下りると経理から事業部長の口座に振り込まれます。
事業部長から部下に振り分けられます。
（振込先の銀行は、会社で指定した口座を作成するので、振込手数料はかかりません）

 

 

経理で行うこと

①申請のチェック
仮払金の申請金額と、レシート領収書の付け合わせを行います。
申請した人のミスの確認です。

 

②振込
確認して間違いがなければ、振込みます。
事業部長の口座に振り込みます。

 

③会計ソフトへ流し込み
仮払金の申請は、エクセルで行っているので、データを流し込むだけで
情報が会計ソフトに入ります。
勘定科目や購入の内容はすでに営業が入力しているので、改めて経理で入力する手間はありません。

 

まとめ

いかがでしたか？
営業メンバーが協力できる環境があれば、経理の負担がかなり減る内容だと思います。
経理と営業で現金のやり取りを減らしたい方は、この仕組みを検討してみてはいかがでしょうか？