むーちゃん

個人持ちの書類を整理整頓してみよう!

こんにちは!オフィスハックのむーちゃんです。

突然ですが、私、3年間務めた経理から異動することになりました!
新しい部署は、書類整理サポート事業部です。
弊社は8月が決算月です。9月27日に、無事に決算書押印を行いました。晴れて書類整理サポートの一員となれたのです…!

部署異動の際に行うこと、それは仕事の引継・身の回りの整理整頓。
ですので、異動になったこのタイミングで、私の仕掛かりボックスの整理整頓を行いたいと思います!(仕掛かりボックスってなーに?の方は、こちらを読んでね!)

想像がつくかもしれませんが、私の仕掛かりボックスは経理の書類でいっぱいで汚いです…
今日は書類の整理整頓の仕方を伝えていきます。

まずは一度取り出そう

こちらが今の私の仕掛かりボックスです。
じゃん!!!
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この記事のために、書類をいっぱい溜めておいたのですよ(^ω^)
…………

さて、これからスッキリさせていきたいと思います。

まず1番はじめにやることは、書類を全て出すことです。1個ずつ抜いてチェックするのではありません!全て出すのです。(これ大事)

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一度仕掛かりボックスを空にしましょう。(ここまでは10秒で終わります。)

仕訳をしよう

次に、要・不要に仕分けます。
今回は、以下の3つに仕分けます。
・仕掛かりボックスに戻す
・スキャンして廃棄
・廃棄

パッパッパっと仕分けましょう。
ファイルに複数書類が入っている場合は、ファイルから一度全て出して、中身をチェックします。
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廃棄書類がたくさん出てきましたね…
終わった仕事の書類を、なんとなーくずっと持っていたことがわかります…(1ヶ月くらい前に整理整頓したんだけどな…恐ろしい…)

みなさん!定期的に整理整頓をしていないと、こうなりますよ!怠けたことがよくわかる図ですね!

廃棄の書類はここでサヨナラです。
弊社ではエコポイットにポイっとします。1秒で完了です。
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必要な書類はタイトルをつけよう

仕掛かりボックスに戻す書類は、山付きクリアホルダーにタイトルを付けて戻します。この時に気をつけていることは、いつやるのか、スケジュール帳に記入することです。

期限が決まっていないと、ずっと仕掛かりボックスに入ったままになってしまうので、このタイミングでいつやるのかを決めています。

一案件1クリアホルダーで仕掛かりボックスに戻します。これでオーケーです◎

スキャンをしよう

最後にスキャンをする書類です。スキャンデータの案件ごとに、タイトルを付けて保存しています。

スキャンをする書類の対象は、紙としてはいらないけれど、履歴で取っておきたいものです。
今回は決算対応の書類が多いです。来年の決算時に、どのように進めたか参考に出来るように、スキャンして残したいと思います。

見ないものはスキャンをせずに廃棄してしまいましょう。何でもかんでもスキャンをしてしまうのも良くないですよ!

仕掛ボックスの変化

整理整頓後の仕掛かりボックスは?さて、全ての作業が完了しました。
私の仕掛かりボックス、こうなりました!じゃん!!!
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スッキリーーーっ!
余白が生まれてるーーーっ♪

いらないものを日々溜め込んでいたかがわかりますね…
でも溜め込んでもいいのです!整理整頓する時間を決めて取り組みましょう。

整理整頓後の仕掛ボックスは、見ても使っても気持ちが良いです。
仕掛ボックスを整理整頓することで、仕事の整理整頓も出来ますし、頭もスッキリした状態でお仕事が出来ます◎

さいごに

今回は仕掛ボックスの整理整頓の仕方を紹介しました。
みなさんオフィスの中でキャビネットなど、様々な方法で書類を管理されていると思います。
が、何で管理をしていてもやり方は同じです。

ずっと手を付けていないとやりたくない気持ちが募っていきますが、きっかけを作って整理整頓を始めてみましょう!応援しています!!!

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この記事を書いたひと

むーちゃん

約3年間、ひとりで経理総務を担当。 実務の経験で培ったノウハウを活かした記事を更新中!