書類を電子化するメリットってあるの?

みなさんこんにちは!オフィスハックのむーちゃんです。
今日は最近流行の電子化についてのお話です。

会社の方針として、「ペーパーレスするぞー!」や「経費削減!」と言われたことはありませんか。
「電子化っていうけど、何をすればいいの?」「電子化するの面倒くさいなぁ…」「言う方は簡単だよなぁ…」と思っている方向けに、今日は電子化のメリットをまとめてみました。価値のある電子化を行っていきましょう!

電子化って何?

電子化とは、紙でとっておいた書類をデータにしてとっておくことです。ペーパーレスのために、実施をしている企業さんも多いのではないでしょうか。ただ、そもそも電子化って何のためにするのでしょう。

「ペーパーレスのために電子化しろって言われるけど、結局見るのは紙。スキャンする作業が面倒くさい!」

こんなこと、思ったことはありませんか?
これを思った方は、電子化する書類を間違っているかもしれません!何でもかんでも電子化すればいいってもんじゃないですよね。これから、電子化するメリット、どんな書類を電子化すると良いかをご紹介します。

メリット① スペースが増える

事務所内のスペースが増える、これが1番目に見える成果です。今まで書棚数段分置かれていた書類がなくなったら、とってもスッキリしますよね。デスク周りも同じです。なんとなーく「必要かな?」と思って、ずっと置いたままになっている書類も、なくなったら嬉しくないですか?

メリット② すぐに見つかる

電子化すると、パソコン上で検索をかけることができます。書棚やデスク周りで、「あれ、どこだったけ〜?」と探す時間がなくなります。こういう時、大抵一度探した場所に隠れていますよね。検索なら一発で発見です!

メリット③ 外からでも閲覧可能

電子化したものをクラウド上に保存をすれば、会社にいなくても見ることできるようになります。
すぐに探せてどこでも見られると、ストレスがなくなりますよね。
「あーあの書類見たい」と思った時に、わざわざ社内にいる人に写真で送ってもらったり、仕事を後回しにしなくても良くなりますよ!

どんな書類を電子化するとよい?

何でもかんでも電子化すれば良いというものではありません。こんな書類は電子化すると良いでしょう。
・見る頻度が高い書類
・多数の人がよく見る書類
・外出時にみたい書類
・普段は見返さないが、取っておきたい書類

こんな書類は電子化してはダメです。
・電子化したのに誰も見返さない書類
・絶対見ないのに何となくとっておきたい書類

電子化をするのにも労力と時間がかかります。とっておくと判断する書類は、価値ある書類に限定しましょう。

電子化する時に気を付けたいこと(保管方法)

電子化したらデータとして残ります。データの保管方法も大切です。ただ電子化しただけで、どこに何を保存しているか煩雑になっていませんか。カテゴリーごとに分けて、データも保存することをおすすめします。
タイトルも必ずつけましょう。

最後に

電子化のメリットいかがでしたでしょうか。電子化するのにも手間がかかります。今日からは、何でもかんでも電子化する習慣はやめましょう。活用できる書類を電子化できるといいですね!

この記事を書いたひと

むーちゃん

約3年間、ひとりで経理総務を担当。 実務の経験で培ったノウハウを活かした記事を更新中!